Fotos in der Kommune: Datenschutz bei Website, Amtsblatt und Veranstaltungen

Einordnung

Fotos in der Kommune: Worum geht es?

Kommunen nutzen Fotos für sehr unterschiedliche Zwecke: Website, Amtsblatt, Jahresrückblick, Pressemitteilung, Social Media, Veranstaltungshinweis, Ehrung, Ratsarbeit, Imagebroschüre oder interne Dokumentation.

Datenschutzrechtlich ist entscheidend, ob Personen erkennbar sind und wofür das Bild genutzt wird. Ein Übersichtsbild vom Marktplatz ist anders zu bewerten als ein Porträt eines Bürgers bei einer Ehrung.

Auch der Veröffentlichungsweg macht einen Unterschied. Ein Foto im Amtsblatt hat eine andere Reichweite als ein Bild auf der Website oder in sozialen Medien.

Dieser Beitrag behandelt allgemeine kommunale Öffentlichkeitsarbeit. Für Kindergarten, Kita und Schule gelten zusätzliche Besonderheiten. Dafür sollte ein eigener Ablauf geprüft werden.

Personenbezug

Fotos als personenbezogene Daten

Ein Foto ist personenbezogen, wenn eine natürliche Person darauf identifiziert oder identifizierbar ist. Dafür muss nicht zwingend ein Name danebenstehen.

Erkennbar kann eine Person auch durch Gesicht, Kleidung, Funktion, Veranstaltung, Begleittext, Ort oder besondere Umstände sein.

Besonders schutzbedürftig können Fotos sein, wenn sie Rückschlüsse auf Gesundheit, politische Meinung, Religion, Gewerkschaftszugehörigkeit, Behinderung, soziale Lage oder andere sensible Lebensumstände ermöglichen.

Je näher die Aufnahme, je kleiner der Personenkreis und je aussagekräftiger der Kontext, desto eher braucht die Kommune eine besonders sorgfältige Prüfung.

Rechtlicher Rahmen

Welche Rechtsgrundlagen sind wichtig?

Für bayerische Kommunen kommen insbesondere Art. 6 DSGVO, Art. 4 BayDSG und Art. 5 BayDSG in Betracht. Bei Veröffentlichungen kann außerdem das Recht am eigenen Bild nach dem Kunsturhebergesetz relevant sein.

Art. 4 BayDSG kann für die Aufnahme personenbezogener Daten durch öffentliche Stellen eine Rolle spielen, wenn die Verarbeitung zur Erfüllung einer kommunalen Aufgabe erforderlich ist.

Art. 5 BayDSG kann bei Übermittlungen oder Veröffentlichungen relevant werden, etwa wenn ein Foto auf der Website bereitgestellt oder an die Presse gegeben wird.

Der BayLfD weist aber darauf hin, dass gerade bei Fotos der Erforderlichkeitsmaßstab eng zu handhaben ist. Die Aufgabe Öffentlichkeitsarbeit trägt nicht automatisch jede Fotoaufnahme oder Veröffentlichung.

Zwei Prüfungen

Aufnahme und Veröffentlichung getrennt prüfen

Ein häufiger Fehler ist, nur die Veröffentlichung zu prüfen. Datenschutzrechtlich sind aber schon das Fotografieren und die spätere Veröffentlichung jeweils eigene Verarbeitungsvorgänge.

Es kann also sein, dass die Aufnahme eines Fotos für eine interne Dokumentation vertretbar ist, die Veröffentlichung auf der Website aber nicht.

Umgekehrt sollte die Kommune vor dem Fotografieren bereits wissen, wofür das Bild später genutzt werden soll. Fotos „auf Vorrat“ sind datenschutzrechtlich problematisch.

Deshalb sollte vor Veranstaltungen geklärt sein: Wer fotografiert, welche Motive sind erlaubt, welche Personen stehen im Mittelpunkt, wo werden die Fotos veröffentlicht und wie lange werden sie aufbewahrt?

Veranstaltungen

Fotos bei kommunalen Veranstaltungen

Bei Bürgerempfang, Sportlerehrung, Seniorenfeier, Feuerwehrfest, Neubürgerempfang oder Jubiläum kann kommunale Öffentlichkeitsarbeit berechtigt sein.

Nach der Linie des BayLfD sollte die Kommune solche Anlässe aber nicht beliebig ausweiten. Sinnvoll ist es, Kategorien repräsentativer Veranstaltungen vorab durch Gemeinderatsbeschluss festzulegen.

Nicht erforderlich ist regelmäßig ein systematisches Abfotografieren aller Besucherinnen und Besucher. Meist reichen hervorgehobene Funktionsträger, Ehrengäste oder einige Übersichtsaufnahmen.

Überraschende oder heimliche Fotos sind besonders kritisch. Besucher sollten vorab erkennen können, dass fotografiert wird, und eine realistische Möglichkeit haben, einer Aufnahme auszuweichen.

Veröffentlichung

Website, Amtsblatt, Presse und Gemeindeblatt

Bei Veröffentlichungen muss die Kommune besonders sorgfältig prüfen, wie groß der Empfängerkreis ist und wie lange das Foto abrufbar bleibt.

Eine Veröffentlichung im Amtsblatt ist häufig zeitlich und örtlich begrenzter als eine Veröffentlichung auf der Website. Online-Fotos sind leichter auffindbar, kopierbar und dauerhaft verfügbar.

Bei Pressemitteilungen sollte geprüft werden, ob ein Foto wirklich erforderlich ist und ob die abgebildeten Personen mit der Weitergabe an die Presse rechnen müssen.

Fotos mit einzelnen Bürgerinnen und Bürgern sollten nicht nur deshalb veröffentlicht werden, weil sie den Beitrag freundlicher wirken lassen. Die Veröffentlichung muss sachlich begründet sein.

Reichweite

Social Media ist besonders sensibel

Social Media erhöht die Reichweite und Kontrollverluste erheblich. Bilder können geteilt, kommentiert, gespeichert, verändert oder in anderen Zusammenhängen wiederverwendet werden.

Für Kommunen ist deshalb besonders sorgfältig zu prüfen, ob Personenfotos auf Plattformen wie Facebook, Instagram oder vergleichbaren Diensten wirklich erforderlich sind.

Eine Einwilligung für die Website bedeutet nicht automatisch eine Einwilligung für Social Media. Die Zwecke und Risiken unterscheiden sich deutlich.

Wenn Social Media genutzt wird, sollten Einwilligungen, Datenschutzhinweise, Zuständigkeiten, Kommentarfunktionen, Löschfristen und Alternativen klar geregelt sein.

Beschäftigte

Mitarbeiterfotos auf der Website

Fotos von Beschäftigten sind besonders sensibel, weil ein dienstliches Abhängigkeitsverhältnis besteht. Die Veröffentlichung ist nicht schon deshalb zulässig, weil jemand bei der Kommune arbeitet.

Der BayLfD ist hier streng: Mitarbeiterfotos dürfen nur mit Einwilligung veröffentlicht werden; auf eine Veröffentlichung sollte grundsätzlich eher verzichtet werden.

Die Kommune sollte prüfen, ob dienstliche Kontaktdaten ohne Foto ausreichen. Das ist in vielen Fällen der Fall.

Wenn Mitarbeiterfotos ausnahmsweise genutzt werden, sollten Zweck, Veröffentlichungsort, Dauer, Widerrufsmöglichkeit und Entfernung nach Aufgabenwechsel oder Ausscheiden klar geregelt sein.

Minderjährige

Kinder und Jugendliche auf kommunalen Fotos

Bei Kindern und Jugendlichen ist besondere Zurückhaltung geboten. Das gilt etwa bei Ferienprogramm, Ehrungen, Vereinsveranstaltungen, Jugendfeuerwehr, Schule, Kita oder kommunalen Freizeitangeboten.

Dieser Beitrag behandelt nicht die speziellen Regeln für Kindertageseinrichtungen oder Schulen. Dort sind eigene Maßgaben und regelmäßig strengere Abläufe erforderlich.

Für allgemeine kommunale Öffentlichkeitsarbeit gilt: Je jünger die betroffene Person und je öffentlicher die Veröffentlichung, desto eher ist eine konkrete Einwilligung der Sorgeberechtigten erforderlich.

Fotos in sensiblen Situationen, etwa Krankheit, Hilfebedarf, Trauer, Konflikten oder sehr persönlichen Momenten, sollten grundsätzlich vermieden werden.

Einwilligung

Wann ist eine Einwilligung sinnvoll oder erforderlich?

Eine Einwilligung kann insbesondere bei Nahaufnahmen, Porträts, Mitarbeiterfotos, Kindern, Social Media, werblicher Außendarstellung oder nicht eindeutig erforderlichen Veröffentlichungen erforderlich oder zumindest der sichere Weg sein.

Sie muss freiwillig, informiert, konkret und widerruflich sein. Pauschale Formulierungen wie „Ich bin mit Fotos einverstanden“ sind meist zu ungenau.

Besser ist eine getrennte Auswahl nach Zweck und Veröffentlichungsort: Website, Amtsblatt, Presse, Social Media, Flyer oder interne Dokumentation.

Wird eine Einwilligung widerrufen, muss die Kommune wissen, wo das Foto genutzt wurde und wie es entfernt oder künftig nicht mehr verwendet wird.

Transparenz

Informationspflichten bei Veranstaltungen

Wer bei kommunalen Veranstaltungen fotografiert, sollte frühzeitig informieren. Das kann über Einladung, Aushang am Eingang, Hinweis auf der Website oder Informationsblatt erfolgen.

Die Information sollte mindestens erklären, wer verantwortlich ist, warum fotografiert wird, wo Fotos veröffentlicht werden, wie lange sie gespeichert werden und an wen sich betroffene Personen wenden können.

Der BayLfD hält eine abgestufte Information für praktikabel: kurze Grundinformation bei der Veranstaltung und ausführliche Datenschutzhinweise online oder per Aushang.

Wichtig ist, dass Betroffene nicht überrascht werden und eine echte Möglichkeit haben, der Aufnahme auszuweichen oder auf Fotografierende zuzugehen.

Organisation

Speicherung, Auswahl und Löschung

Fotos sollten nicht unkontrolliert auf privaten Geräten, USB-Sticks, alten Laufwerken oder allgemeinen Ordnern liegen bleiben.

Die Kommune sollte festlegen, wer fotografieren darf, wo Bilder gespeichert werden, wer Zugriff hat und wann nicht verwendete Fotos gelöscht werden.

Nicht jedes aufgenommene Bild muss archiviert werden. Gerade nicht veröffentlichte oder aussortierte Personenfotos sollten zeitnah gelöscht werden.

Bei dauerhaft veröffentlichten Fotos sollte regelmäßig geprüft werden, ob der Zweck noch besteht. Alte Veranstaltungsbilder, Mitarbeiterfotos oder Bürgerfotos sollten nicht endlos online bleiben.

Bayerische öffentliche Stellen

Was sagt der BayLfD?

Der BayLfD hat mit der Aktuellen Kurz-Information 16 eine eigene Orientierung zu Fotografien in der Öffentlichkeitsarbeit bayerischer Kommunen veröffentlicht.

Er stellt klar, dass Aufnahme und Verbreitung von Personenfotos durch Kommunen in Datenschutzrechte eingreifen. Die Kommune braucht daher eine Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO.

Die Aufgabe Öffentlichkeitsarbeit erlaubt nicht automatisch die Aufnahme oder Veröffentlichung von Fotografien. Aufnahme und Veröffentlichung müssen jeweils für sich rechtlich getragen sein.

In begrenztem Umfang kann eine Verarbeitung auf Art. 4 BayDSG beziehungsweise Art. 5 BayDSG gestützt werden. Der BayLfD betont aber den strengen Erforderlichkeitsmaßstab.

Nicht erforderlich ist nach der Linie des BayLfD insbesondere das systematische Abfotografieren einer Veranstaltung oder das überraschende beziehungsweise heimliche Fotografieren von Besucherinnen und Besuchern.

Der BayLfD empfiehlt außerdem, repräsentative Veranstaltungskategorien durch Gemeinderatsbeschluss festzulegen. Damit wird die Aufgabe Öffentlichkeitsarbeit konkretisiert und nicht beliebig ausgeweitet.

Praxisfehler

Typische Fehler bei Fotos in der Kommune

Orientierung

Orientierungsfragen für Kommunen

Diese Fragen dienen der ersten Einordnung. Sie ersetzen keine Prüfung des konkreten Fotos oder Veröffentlichungswegs.

Häufige Fragen

FAQ zu Fotos Kommune Datenschutz

Ergebnis

Fazit

Fotos in der Kommune sind nicht verboten. Sie brauchen aber einen klaren Anlass, einen konkreten Zweck und eine passende Rechtsgrundlage.

Der BayLfD empfiehlt spürbare Zurückhaltung: keine beliebige Bebilderung, kein systematisches Abfotografieren, keine heimlichen Aufnahmen und keine Veröffentlichung ohne Erforderlichkeitsprüfung.

Am sichersten sind klare interne Regeln für Veranstaltungen, Website, Amtsblatt, Presse, Social Media, Mitarbeiterfotos, Einwilligungen, Geräte, Speicherung und Löschung.

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Nachweise

Quellen