Externer Datenschutzbeauftragter für KMU
Persönliche Datenschutzbetreuung für kleine und mittlere Unternehmen in Bayern: klare Ansprechpartner, praxistaugliche DSGVO-Organisation und planbare Pakete ab 89 € netto monatlich. Im aktiven DSB-Mandat ist die Compliance Werkbank Basic enthalten.
Worum es geht
Externe Datenschutzbetreuung, die zum KMU-Alltag passt.
Kleine und mittlere Unternehmen verarbeiten täglich Beschäftigten-, Kunden-, Bewerber-, Vertrags- und Kontaktdaten. Hinzu kommen Website, E-Mail, Cloud-Dienste, IT-Support, Newsletter und Fachsoftware.
Ein externer Datenschutzbeauftragter für KMU hilft dabei, diese Themen strukturiert zu ordnen, Risiken einzuordnen und die notwendigen Datenschutzprozesse dauerhaft im Betrieb zu verankern.
Die Seite richtet sich gezielt an Unternehmen, die einen externen Datenschutzbeauftragten beauftragen oder ihre laufende Datenschutzorganisation professionell begleiten lassen möchten. Die reine Frage, wann ein kleines Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten benötigt, wird separat im Wissensbeitrag erläutert.
Leistungen
Die Betreuung konzentriert sich auf die Themen, die im Unternehmen tatsächlich relevant sind – mit festen Ansprechpartnern, nachvollziehbarer Dokumentation und kurzen Abstimmungswegen.
Übernahme der Funktion als externer Datenschutzbeauftragter mit Beratung, Einbindung in neue Verfahren und laufender Begleitung.
DSB-Leistung ansehenVerarbeitungen, Zuständigkeiten, Nachweise und Abläufe werden so strukturiert, dass die Dokumentation im Alltag nutzbar bleibt.
VVT-LeitfadenIT-Dienstleister, Hosting, Cloud, Support, Fachsoftware und weitere externe Zugriffe werden datenschutzrechtlich eingeordnet.
Dienstleister prüfenKontaktformulare, Cookies, eingebundene Dienste, Hosting und Datenschutzhinweise werden technisch und organisatorisch zusammen betrachtet.
DSGVO-WebseitencheckFehlversand, offene Verteiler, verlorene Unterlagen und unberechtigte Zugriffe werden hinsichtlich Risiko, Meldepflicht und Dokumentation bewertet.
E‑Mail-Fehlversand einordnenPraxisnahe Schulungen schaffen Sicherheit bei E‑Mail, Kundendaten, Bewerbungen, Auskünften, Phishing und Datenschutzvorfällen.
Datenschutz-Schulung ansehenNicht jedes KMU muss automatisch einen Datenschutzbeauftragten benennen. Die übrigen Pflichten der DSGVO bestehen jedoch unabhängig davon weiter. Externe Unterstützung kann deshalb auch dann sinnvoll sein, wenn intern keine ausreichenden Kapazitäten oder Fachkenntnisse vorhanden sind.
Rechtsrahmen
Wann ein Datenschutzbeauftragter für KMU erforderlich sein kann.
Für private Unternehmen sind insbesondere Art. 37 DSGVO und § 38 BDSG relevant. Daneben müssen Stellung, Unabhängigkeit und Aufgaben des Datenschutzbeauftragten beachtet werden.
Regelt die Benennung unter anderem bei umfangreicher regelmäßiger und systematischer Überwachung oder umfangreicher Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten.
Art. 37 DSGVO öffnenErgänzend gilt für nichtöffentliche Stellen insbesondere die Schwelle von in der Regel mindestens 20 Personen, die ständig mit automatisierter Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind. Weitere Tatbestände sind zusätzlich zu prüfen.
§ 38 BDSG öffnenDer Datenschutzbeauftragte muss ordnungsgemäß eingebunden werden, unabhängig arbeiten können und darf bei seinen Aufgaben keine fachlichen Weisungen erhalten.
Art. 38 DSGVO öffnenTypische Fälle
Wo externe Datenschutzbetreuung KMU besonders entlastet.
Datenschutzfragen entstehen meistens im Tagesgeschäft. Genau dort muss eine externe Betreuung schnell erreichbar und praktisch nutzbar sein.
Beschäftigteninformationen, Bewerbungsprozesse, Zugriffsrechte, E‑Mail-Postfächer, Zeiterfassung und interne Regelungen müssen zusammenpassen.
Kundenanfragen, Angebote, Rechnungen, CRM, Newsletter und weitere Kommunikationswege brauchen klare Rechtsgrundlagen und Löschregeln.
Website, Cookie-Banner, Datenschutzerklärung, Kontaktformular, Karten, Videos, Fonts und Tracking müssen technisch und rechtlich zusammenpassen.
Auftragsverarbeitung, Cloud-Dienste, externer Support und Datenschutzvorfälle müssen sauber eingeordnet und dokumentiert werden.
Ablauf
So startet die Zusammenarbeit.
Der Einstieg bleibt bewusst schlank. Zuerst wird geklärt, wo Ihr Unternehmen steht und welche Themen wirklich relevant sind.
Mitarbeitendenzahl, Datenarten, Website, Dienstleister, aktuelle Fragen und bestehende Unterlagen werden eingeordnet.
Datenschutzhinweise, VVT, AVV, TOM, Schulungen, Website und bestehende Abläufe werden geprüft.
Sie erhalten eine klare Einordnung, welche Themen zuerst bearbeitet werden sollten und was nachrangig ist.
Neue Systeme, Dienstleister, Vorfälle, Anfragen und Datenschutzfragen werden anschließend kontinuierlich begleitet.
Für wen geeignet?
Für kleine und mittlere Unternehmen mit praktischem Beratungsbedarf.
Die Betreuung richtet sich insbesondere an KMU, Handwerksbetriebe, Dienstleister, Arztpraxen, soziale Einrichtungen, Agenturen, lokale Händler und mittelständische Unternehmen.
Besonders sinnvoll ist die externe Betreuung, wenn intern keine eigene Datenschutzabteilung vorhanden ist oder regelmäßig neue digitale Dienste, Dienstleister und Verarbeitungsvorgänge hinzukommen.
Weiterführende Inhalte
Passende Fachseiten für KMU.
Die Leistungsseite bleibt auf die Beauftragung ausgerichtet. Für einzelne Fachfragen stehen ergänzende Beiträge zur Verfügung.
Wann eine Benennungspflicht besteht und wann externe Unterstützung freiwillig sinnvoll sein kann.
Pflicht prüfenPlanbare Pakete ab 89 € netto monatlich und Leistungsumfang im Überblick.
Preise ansehenAllgemeine Informationen zur externen DSB-Betreuung für Unternehmen und öffentliche Stellen.
DSB-Leistung ansehenHäufige Fragen
Fragen zum externen Datenschutzbeauftragten für KMU.
Wann braucht ein KMU einen Datenschutzbeauftragten?
Für nichtöffentliche Stellen ist neben Art. 37 DSGVO insbesondere § 38 BDSG relevant. Danach besteht unter anderem eine Benennungspflicht, wenn in der Regel mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind. Zusätzlich können weitere gesetzliche Tatbestände unabhängig von dieser Personenzahl greifen.
Kann ein KMU einen externen Datenschutzbeauftragten benennen?
Ja. Art. 37 Abs. 6 DSGVO erlaubt ausdrücklich, dass die Aufgaben des Datenschutzbeauftragten auf Grundlage eines Dienstleistungsvertrags erfüllt werden.
Was kostet ein externer Datenschutzbeauftragter für KMU?
Die DSB-Pakete der Compliance Werkstatt beginnen aktuell bei 89 € netto monatlich. Der konkrete Preis hängt insbesondere von Mitarbeitendenzahl, Organisation, Risiko und vereinbartem Betreuungsumfang ab.
Ist die Compliance Werkbank im DSB-Paket enthalten?
Ja. Die Basic-Version der Compliance Werkbank ist während des aktiven DSB-Mandats enthalten. Sie dient als digitale Unterstützung für die strukturierte Datenschutzorganisation.
Ist ein externer Datenschutzbeauftragter auch unterhalb der gesetzlichen Schwelle sinnvoll?
Das kann sinnvoll sein. Auch ohne Benennungspflicht bleiben die übrigen Datenschutzpflichten bestehen. Externe Beratung kann insbesondere bei fehlenden internen Kapazitäten, vielen Dienstleistern, sensiblen Daten oder regelmäßig neuen digitalen Verfahren unterstützen.
Was ist der Unterschied zum Beitrag „Datenschutzbeauftragter kleines Unternehmen“?
Diese Seite richtet sich an KMU, die eine externe Datenschutzbetreuung oder einen externen Datenschutzbeauftragten beauftragen möchten. Der separate Wissensbeitrag erläutert dagegen vor allem die Frage, wann für ein kleines Unternehmen eine gesetzliche Benennungspflicht besteht.
Sie möchten Datenschutz dauerhaft strukturiert betreuen lassen und einen festen Ansprechpartner haben? Dann klären wir im Erstgespräch, welches Paket und welcher Betreuungsumfang zu Ihrem Unternehmen passen.
