Externer Datenschutzbeauftragter

Externer Datenschutz­beauftragter für Bayern.

Persönliche Datenschutzbetreuung für Unternehmen, Kommunen, Vereine und öffentliche Stellen in Bayern. Die Compliance Werkstatt übernimmt die Funktion des externen Datenschutzbeauftragten, begleitet laufende Datenschutzfragen und verbindet die persönliche Betreuung mit einer strukturierten digitalen Datenschutzorganisation.

Erstgespräch anfragen Ab 89 € / Monat
Externer Datenschutzbeauftragter für Unternehmen Kommunen und öffentliche Stellen

Einordnung

Was ein externer Datenschutz­beauftragter leistet.

Ein externer Datenschutzbeauftragter übernimmt eine unabhängige Beratungs- und Kontrollfunktion. Er unterstützt die Organisation dabei, Datenschutzpflichten zu erkennen, Risiken einzuordnen, Verantwortlichkeiten zu klären und Entscheidungen nachvollziehbar zu dokumentieren.

Dabei geht es nicht darum, jedes Thema unnötig kompliziert zu machen. Entscheidend ist eine rechtlich saubere, aber realistische Umsetzung. Datenschutz muss im Arbeitsalltag funktionieren, sonst bleibt er bloße Theorie.

Die Compliance Werkstatt begleitet Unternehmen, Kommunen, Vereine und öffentliche Stellen dauerhaft als externer Datenschutzbeauftragter und verbindet juristische Prüfung mit praktischer Umsetzung. Im aktiven DSB-Mandat ist zusätzlich die Basic-Version der Compliance Werkbank ohne gesonderte Lizenzkosten enthalten.

Pflicht zur Benennung

Wann braucht man einen Datenschutz­beauftragten?

Ob ein Datenschutzbeauftragter benannt werden muss, hängt von der Organisation und den Verarbeitungstätigkeiten ab. Eine pauschale Antwort allein nach Unternehmensgröße greift zu kurz.

Öffentliche Stellen müssen nach Art. 37 DSGVO grundsätzlich einen Datenschutzbeauftragten benennen, wenn die Verarbeitung von einer Behörde oder öffentlichen Stelle durchgeführt wird. Für Unternehmen und andere nichtöffentliche Stellen kommt ergänzend § 38 BDSG hinzu.

Nach § 38 Abs. 1 BDSG besteht insbesondere eine Benennungspflicht, wenn in der Regel mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind. Unabhängig von dieser Personenzahl ist ein Datenschutzbeauftragter außerdem unter anderem zu benennen, wenn Verarbeitungsvorgänge einer Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO unterliegen.

Öffentliche Stellen

Behörden und Kommunen

Bei öffentlichen Stellen steht nicht die Mitarbeitendenzahl im Vordergrund, sondern die Verarbeitung durch eine Behörde oder öffentliche Stelle.

Unternehmen

20-Personen-Grenze

Bei nichtöffentlichen Stellen ist besonders zu prüfen, wie viele Personen ständig automatisiert personenbezogene Daten verarbeiten.

Risikofälle

Besondere Verarbeitungen

Auch unabhängig von der Personenzahl können die Voraussetzungen des Art. 37 DSGVO oder weitere Fälle des § 38 Abs. 1 BDSG eine Benennung erforderlich machen.

Leistungsumfang

Aufgaben der externen Datenschutzbetreuung.

Die konkrete Betreuung richtet sich nach Größe, Risiko, Datenarten, vorhandener Dokumentation und internen Abläufen. Typischerweise umfasst die Tätigkeit folgende Bereiche:

Beratung

Leitung und Fachbereiche unterstützen

Beratung zu Rechtsgrundlagen, Datenschutzprozessen, Projekten, Fachverfahren, Websites, Dienstleistern und konkreten Einzelfällen.

Kontrolle

Datenschutz­organisation prüfen

Überprüfung von Verarbeitungen, Informationspflichten, Auftragsverarbeitung, technischen und organisatorischen Maßnahmen sowie internen Zuständigkeiten.

Dokumentation

Nachweise nachvollziehbar machen

Unterstützung bei VVT, Löschkonzept, DSFA, Datenschutzvermerken, Vorfalldokumentation und jährlicher Datenschutzberichterstattung.

Schulung

Mitarbeitende sensibilisieren

Schulungen und verständliche Hinweise zu typischen Datenschutzrisiken im Alltag, etwa E-Mail, Auskunft, Fotos, Cloud oder Homeoffice.

Aufsichtsbehörde

Kontaktstelle sein

Begleitung bei aufsichtsbehördlichen Fragen, Datenschutzverletzungen, Meldungen, Beschwerden und nachvollziehbarer Kommunikation.

Betroffene

Anfragen einordnen

Unterstützung bei Auskunftsersuchen, Löschanfragen, Berichtigung, Kopien, Identitätsprüfung, Fristen und Rechten Dritter.

Warum extern?

Ein externer Datenschutzbeauftragter bringt Abstand, Fachwissen und Routine in Datenschutzfragen mit. Gerade kleinere Organisationen profitieren davon, weil intern häufig Zeit, Spezialwissen oder Unabhängigkeit fehlen. Bei internen Doppelrollen muss zusätzlich geprüft werden, ob andere Aufgaben zu Interessenkonflikten im Sinne des Art. 38 Abs. 6 DSGVO führen.

1 Keine zusätzliche interne Rollenbelastung für Mitarbeitende.
2 Fachliche Einordnung durch laufende Datenschutzpraxis.
3 Unabhängiger Blick auf Prozesse, Risiken und Dokumentation.
4 Planbare Betreuung mit klar vereinbartem Leistungsumfang.

Typische interne Probleme

Viele Organisationen haben Datenschutzdokumente, aber keine dauerhaft gepflegte Datenschutzorganisation.

! Verarbeitungsverzeichnis ist veraltet oder unvollständig.
! Dienstleister und AV-Verträge werden nicht regelmäßig geprüft.
! Datenschutzverletzungen werden nicht sauber dokumentiert.
! Mitarbeitende wissen nicht, wann sie den DSB einbeziehen sollen.

Unternehmen und Kommunen

Gute Datenschutzbetreuung muss die Organisation verstehen.

Bei Unternehmen stehen häufig Beschäftigtendaten, Kundenkommunikation, Websites, Marketing, Bewerbungen, Dienstleister, Cloud-Dienste und interne Prozesse im Mittelpunkt.

Bei Kommunen und öffentlichen Stellen geht es oft um Bürgerdaten, Fachverfahren, Gremienarbeit, Ratsinformationssysteme, Bauhof, Kita, Feuerwehr, Veröffentlichungen, Auskunftsersuchen und Datenschutzvorfälle.

Die Compliance Werkstatt berücksichtigt diese Unterschiede. Deshalb werden Datenschutzfragen nicht abstrakt beantwortet, sondern mit Blick auf Organisation, Zuständigkeit, Rechtsgrundlage und praktische Umsetzung eingeordnet.

Ablauf

So läuft die externe Betreuung ab.

Der Einstieg erfolgt strukturiert. Zuerst wird der aktuelle Stand geklärt. Danach werden Prioritäten gesetzt und die laufende Betreuung aufgebaut.

Erstgespräch Kurze Einordnung von Organisation, Pflicht, Umfang, Risiko und Unterstützungsbedarf.
Benennung Formale Benennung als externer Datenschutzbeauftragter und Klärung der Kommunikationswege.
Status prüfen Überblick über vorhandene Dokumentation, Verfahren, Dienstleister, Website und offene Risiken.
Laufend betreuen Beratung, Schulung, Prüfung, Dokumentation und Begleitung neuer Datenschutzfragen.

Abgrenzung

Externe Betreuung oder DSGVO-Beratung?

Eine DSGVO-Beratung eignet sich, wenn eine konkrete Einzelfrage oder ein einzelnes Projekt geprüft werden soll. Ein externer Datenschutzbeauftragter ist sinnvoll, wenn eine laufende Funktion mit Benennung, Beratung, Kontrolle und regelmäßiger Begleitung benötigt wird.

In vielen Fällen ergänzt sich beides: Aus einer ersten DSGVO-Beratung kann eine dauerhafte externe Datenschutzbetreuung entstehen.

Kurze Orientierung

? Einzelthema oder Projekt: DSGVO-Beratung.
? Benennung und laufende Betreuung: externer Datenschutzbeauftragter.
? Unsicher, was passt: Erstgespräch und kurze Einordnung.

Weiterführende Themen

Passende Seiten und Fachbeiträge.

Je nach Anliegen können weitere Leistungen und Beiträge helfen, den Bedarf besser einzuordnen.

Preise ansehen Pakete für externen Datenschutzbeauftragten und Meldestellenbeauftragten.
DSGVO-Beratung Einzelfallprüfung, Datenschutzorganisation und konkrete Datenschutzfragen. DSGVO-Beratung
Brauche ich einen Datenschutzbeauftragten? Fachbeitrag zur Pflicht bei kleinen Unternehmen und typischen Fehlern. DSB-Pflicht
Webseitenkontrolle in der laufenden Betreuung Wiederkehrende Kontrolle relevanter Website-Änderungen, eingebundener Dienste, Formulare und Datenschutzhinweise durch den externen Datenschutzbeauftragten. DSGVO-Webseitencheck
Betreuungscheck für die Datenschutzorganisation Übersicht für den laufenden Abgleich von Zuständigkeiten, Pflichtunterlagen, Fristen und noch offenen organisatorischen Maßnahmen. Datenschutz-Checkliste
Kontakt aufnehmen Kurze Einschätzung, welches Paket oder welche Leistung sinnvoll ist.

Häufige Fragen

Fragen zum externen Datenschutz­beauftragten.

Viele Fragen zur Benennung hängen vom konkreten Sachverhalt ab. Die folgenden Antworten helfen bei der ersten Orientierung.

Wann braucht ein Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten?

In Deutschland ist bei nichtöffentlichen Stellen insbesondere § 38 BDSG wichtig. Danach ist ein Datenschutzbeauftragter unter anderem zu benennen, wenn in der Regel mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind. Daneben können weitere Pflichten nach Art. 37 DSGVO bestehen.

Brauchen öffentliche Stellen einen Datenschutzbeauftragten?

Ja. Öffentliche Stellen müssen nach Art. 37 DSGVO grundsätzlich einen Datenschutzbeauftragten benennen, wenn die Verarbeitung durch eine Behörde oder öffentliche Stelle erfolgt. Ausnahmen gelten insbesondere für Gerichte im Rahmen ihrer justiziellen Tätigkeit.

Was macht ein externer Datenschutzbeauftragter?

Er berät die Organisation, überwacht die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben, unterstützt bei Datenschutz-Folgenabschätzungen, ist Anlaufstelle für Aufsichtsbehörden und begleitet Datenschutzfragen im laufenden Betrieb.

Was kostet ein externer Datenschutzbeauftragter?

Die DSB-Betreuung beginnt bei der Compliance Werkstatt ab 89 € netto pro Monat. Der konkrete Preis richtet sich nach Organisation, Mitarbeitendenzahl, Datenarten, Risiko und vereinbartem Leistungsumfang. Im aktiven DSB-Mandat ist die Basic-Version der Compliance Werkbank ohne zusätzliche Lizenzkosten enthalten.

Ist ein externer Datenschutzbeauftragter besser als ein interner?

Das hängt vom Einzelfall ab. Ein externer Datenschutzbeauftragter kann besonders sinnvoll sein, wenn intern Fachwissen, Zeit, Unabhängigkeit oder laufende Datenschutzroutine fehlen.

Kann ich auch freiwillig einen Datenschutzbeauftragten benennen?

Ja. Eine freiwillige Benennung kann sinnvoll sein, wenn eine Organisation Datenschutz dauerhaft strukturiert betreuen und eine klare Ansprechperson schaffen möchte.

Externe Datenschutzbetreuung anfragen?

Schildern Sie kurz Ihre Organisation, Mitarbeitendenzahl und den aktuellen Datenschutzstand. Danach lässt sich schnell einordnen, welches Paket sinnvoll ist und ob eine Benennung erforderlich oder empfehlenswert ist.

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