Löschkonzept DSGVO: Fristen und Aufbewahrung richtig regeln
Ein Löschkonzept DSGVO-konform zu erstellen bedeutet, personenbezogene Daten nicht länger als erforderlich aufzubewahren. Dabei müssen Kommunen und kleine Unternehmen wissen, welche Daten wann gelöscht, eingeschränkt, archiviert oder aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten weiter gespeichert werden dürfen.
Löschkonzept DSGVO: Datenschutz endet nicht mit der Erhebung der Daten.
Viele Organisationen wissen gut, warum sie Daten erheben. Schwieriger ist die Frage, wann diese Daten wieder gelöscht werden müssen. Deshalb setzt ein Löschkonzept genau hier an: Es verbindet Datenschutz, Aufbewahrungspflichten, Fachverfahren, Aktenführung und praktische Zuständigkeiten.
Zum Beispiel werden alte E-Mails, Bewerbungen, Listen, Akten, Exporte und Dateiablagen häufig nie systematisch gelöscht.
Dabei müssen Kommunen zwischen Löschung, Aufbewahrung, Archivierung und Fachrecht sauber unterscheiden.
Außerdem gelten für Website, E-Mail, Buchhaltung, Personal, CRM und Cloudspeicher oft unterschiedliche oder ungeklärte Löschregeln.
Die DSGVO verlangt, personenbezogene Daten nur so lange zu speichern, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist. Gleichzeitig können gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder Archivierungsregeln einer sofortigen Löschung entgegenstehen.
Grundsatz der Speicherbegrenzung und Recht auf Löschung.
DSGVO und BDSG – BfDIOrientierungshilfe des Bayerischen Landesbeauftragten für den Datenschutz zum Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO.
BayLfD-Orientierungshilfe öffnenArbeitspapier zur Abgrenzung von Löschung und Archivierung im öffentlichen Bereich.
Arbeitspapier öffnenLöschung, Einschränkung und Aufbewahrung sind nicht dasselbe.
Ein Löschkonzept muss verschiedene rechtliche und technische Vorgänge klar unterscheiden. Denn nicht jede Entfernung ist eine Löschung, und nicht jede weitere Speicherung bleibt zulässig.
Dabei werden Daten so entfernt, dass sie nicht mehr verfügbar sind und mit angemessenem Aufwand nicht wiederhergestellt werden können.
Der Personenbezug wird dauerhaft beseitigt. Allerdings reicht eine bloße Pseudonymisierung dafür nicht aus.
Dagegen bleiben die Daten bei einer Einschränkung gespeichert, dürfen jedoch nur noch innerhalb der Grenzen des Art. 18 DSGVO verarbeitet werden.
Zudem können gesetzliche Nachweis- oder Aufbewahrungspflichten eine weitere, zweckgebundene Speicherung rechtfertigen.
Außerdem kann bei öffentlichen Stellen die archivrechtliche Übernahme an die Stelle einer Vernichtung treten.
Schließlich werden Papierakten und Datenträger so zerstört, dass Informationen nicht mehr gelesen oder rekonstruiert werden können.
Der häufig verwendete Begriff „Sperrung“ ist daher zu ungenau. Eine Zugriffsbeschränkung kann Teil der Umsetzung sein, ersetzt aber nicht die rechtliche Prüfung.
Beim Löschkonzept DSGVO unterstütze ich bei der Bestandsaufnahme, der Festlegung von Löschfristen und der Abgrenzung zu Aufbewahrungspflichten.
Ein Löschkonzept baut ideal auf dem Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten auf. Wenn klar ist, welche Daten verarbeitet werden, kann sauber festgelegt werden, wann sie gelöscht, gesperrt oder archiviert werden.
Von der Löschfrist bis zur internen Zuständigkeit.
Außerdem kann die Unterstützung für einzelne Verfahren, Fachbereiche oder die gesamte Organisation erfolgen.
Zum Beispiel wird geprüft, wo personenbezogene Daten gespeichert werden und welche Prozesse betroffen sind.
- Fachverfahren und Software
- E-Mail und Dateiablagen
- Akten und Papierunterlagen
- Cloud- und Website-Dienste
Anschließend werden nachvollziehbare Fristen unter Berücksichtigung gesetzlicher Pflichten erarbeitet.
- Löschfristen
- Aufbewahrungspflichten
- Sperrung statt Löschung
- Archivierung
Danach wird das Konzept so formuliert, dass es im Alltag genutzt und fortgeschrieben werden kann.
- Zuständigkeiten
- Kontrollpunkte
- Textbausteine
- Maßnahmenliste
Diese Bereiche sollten beim Löschkonzept besonders geprüft werden.
Ein gutes Löschkonzept bleibt nicht abstrakt. Außerdem benennt es konkrete Datenbestände, Systeme und Zuständigkeiten.
Insbesondere in Postfächern, Netzlaufwerken, Cloudspeichern und lokalen Ablagen sammeln sich häufig personenbezogene Daten ohne klare Löschroutine.
Dabei brauchen Bewerbungsunterlagen, Personalakten, Krankmeldungen, Arbeitszeitdaten und interne Listen besonders klare Fristen und Zuständigkeiten.
Außerdem werden Anfragen über Webseiten, Newsletter, Terminbuchungen und Supportsysteme oft länger gespeichert als erforderlich.
Gleichzeitig müssen bei Kommunen Datenschutz, Fachrecht, Aktenordnung und Archivierung zusammen betrachtet werden.
Deshalb richtet sich die Leistung an Organisationen, die ihre Löschfristen, Aufbewahrungspflichten und Zuständigkeiten sauber dokumentieren möchten.
Zum Beispiel richtet sich die Leistung an Rathäuser, Fachbereiche, Bauhöfe, Kitas in Trägerschaft, Bürgerbüros und kommunale Einrichtungen.
Außerdem eignet sie sich für Verwaltungsgemeinschaften, Zweckverbände und öffentliche Einrichtungen mit Aktenführung, Fachverfahren und Archivierung.
Darüber hinaus profitieren kleinere Organisationen, die E-Mail, Personal, Website, Buchhaltung und Kundendaten besser strukturieren möchten.
So läuft die Erstellung eines Löschkonzepts ab.
Dabei ist der Ablauf bewusst praxisnah gehalten und kann an vorhandene Dokumentation angebunden werden.
Zunächst wird geklärt, welche Datenbestände, Verfahren, Akten und Systeme betroffen sind.
Anschließend werden Löschfristen, Aufbewahrungspflichten, Einschränkung und Archivierung zugeordnet.
Danach werden Zuständigkeiten, Prüfintervalle und die praktische Umsetzung dokumentiert.
Schließlich erhalten Sie ein praxistaugliches Konzept mit klaren nächsten Schritten.
Häufige Fragen zum Löschkonzept DSGVO.
Braucht jede Organisation ein Löschkonzept?
Die DSGVO verlangt nicht ausdrücklich ein Dokument mit der Überschrift Löschkonzept. Dennoch müssen Verantwortliche den Grundsatz der Speicherbegrenzung einhalten und Löschung praktisch organisieren. Ein Löschkonzept ist dafür ein sehr sinnvolles Nachweisdokument.
Dürfen Daten sofort gelöscht werden?
Nicht immer. Allerdings können gesetzliche Aufbewahrungspflichten, Archivierungspflichten oder Nachweispflichten einer sofortigen Löschung entgegenstehen. Deshalb ist sauber zu prüfen, ob eine Einschränkung oder Archivierung erforderlich ist.
Was gehört in ein Löschkonzept?
Zum Beispiel gehören Datenkategorien, Systeme, Löschfristen, Aufbewahrungspflichten, Zuständigkeiten, technische Umsetzung, Kontrollintervalle und Hinweise zur Archivierung in das Konzept.
Wie hängt das Löschkonzept mit dem VVT zusammen?
Das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten zeigt, welche Datenverarbeitungen bestehen. Außerdem ergänzt das Löschkonzept, wie lange die jeweiligen Daten gespeichert werden und wann sie gelöscht oder archiviert werden.
Kann auch nur ein Fachbereich geprüft werden?
Ja. Dabei ist es häufig sinnvoll, mit besonders relevanten Bereichen wie Personal, Bürgerbüro, Website, E-Mail oder Buchhaltung zu starten.
Auch beim Löschkonzept DSGVO unterstütze ich Kommunen, öffentliche Stellen und kleine Unternehmen bei Aufbewahrungsfristen, Archivierung, Zuständigkeiten und Dokumentation.
